Algemene voorwaarden Swingbo - surprise events en incentive reizen - zakelijk

Deze voorwaarden hebben betrekking op alle contracten voor de organisatie van een surprise event of incentive reis door Swingbo. De 1e contractant van het contract is de opdrachtgever, te weten een bedrijf, instelling of stichting. Deze partij wordt vertegenwoordigd door haar contactpersoon. De 2e contractant is Swingbo b.v., gevestigd te Muntkade 11, 3531 AK te Utrecht, onder kvk nummer 30168103. Swingbo wordt vertegenwoordigd door een van haar vennoten. Deze voorwaarden zijn gedeponeerd bij de kamer van koophandel te Utrecht. Er bestaat een contract tussen de opdrachtgever en Swingbo op het moment dat beide partijen het contract ondertekend hebben. Alle contracten en alle daaruit voortvloeiende zaken tussen opdrachtgever en Swingbo vallen onder de nederlandse wetgeving. De bevoegde rechter is de rechtbank te Utrecht tenzij de kantonrechter bevoegd is. Swingbo verplicht zich tot een maximale inzet om het event of de incentive reis van de opdrachtgever tot een succes te maken.

1. Contactpersoon opdrachtgever
De contactpersoon is gevolmachtigd verbintenissen aan te gaan met Swingbo, namens de opdrachtgever. De contactpersoon is het eerste aanspreekpunt voor Swingbo in de organisatie van het surprise event of de incentive reis. De contactpersoon kan als eerste aanspreekpunt een andere vertegenwoordiger van het bedrijf aanwijzen. De contactpersoon draagt namens de opdrachtgever zorg voor de tijdige naleving van de afspraken, die in het contract zijn vastgelegd.

2. Contract en offerte
Een offerte wordt altijd onder voorbehoud van beschikbaarheid afgegeven. De geldigheid van een afgegeven offerte is in de regel 2 weken, tenzij anders aangegeven. De opdrachtgever kan op basis van de offerte een boeking plaatsen. Op dat moment stelt Swingbo een contract op tussen de opdrachtgever en Swingbo. Voordat het contract wordt opgesteld worden prijzen en beschikbaarheid gecontroleerd. In het contract wordt het definitieve programma beschreven. De prijsstelling in het contract kan afwijken van de prijzen die in de offerte worden genoemd. Het programma, de prijzen en de afspraken, die in het contract worden vermeld zijn ten allen tijden bindend voor beide partijen, typefouten of fouten in berekeningen daargelaten. Tussen partijen komt eerst een overeenkomst tot stand nadat het door Swingbo opgestelde contract door de contactpersoon ondertekend terug is ontvangen. Swingbo heeft te allen tijden de vrijheid een boeking niet te accepteren en derhalve een offerte niet om te zetten in een contract.

3. Disclaimer
Swingbo behandelt alle verstrekte persoonsgegevens van deelnemers aan het surprise event of de incentive reis met uiterste zorgvuldigheid. Hierop is de nederlandse wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. Swingbo geeft persoonsgegevens niet door aan derden. Uitzondering hierop is de uitwisseling van persoonsgegevens ten behoeve van de boeking van vervoer, accommodatie, activiteiten, verzekeringen etc. Na afloop van het event of de incentive reis zal Swingbo op geen enkele wijze gebruik maken van de verstrekte persoonsgegevens van de deelnemers.

4. Inclusief/ exclusief
In het contract worden de elementen vermeld die onderdeel uitmaken van het surprise event of de incentive reis.
Niet inbegrepen in het budget is doorgaans:
• Sterke dranken, rookwaar en snacks op eventlocaties, mits anders schriftelijk overeengekomen;
• Extra uitgaven (telefoon, roomservice, etc.) In hotels of andere accommodaties;
• Extra vervoersbehoefte (taxi, bus, tram, metro,..), mits anders schriftelijk overeengekomen;
• Verzekeringen. Wij raden aan een eventverzekering of een reisverzekering en een annuleringsverzekering af te sluiten.

5. Betaling
Voor incentive reizen geldt:
• Bij boeking langer dan 60 dagen voor vertrek:
 - Aanbetalen bij boeking: 70% van het opgegeven totaal budget in het contract.
 - De restant betaling moet binnen 14 dagen na ontvangst van de factuur voldaan zijn en minimaal 60 dagen voor vertrek.
• Bij boeking binnen 60 dagen voor vertrek moet de betaling in zijn geheel voldaan zijn binnen 5 werkdagen na ontvangst van de factuur.
Voor surprise events geldt:
• Bij boeking: 50% aanbetalen van totaal budget in contract bij boeking.
• De restant betaling moet binnen 14 dagen na ontvangst van de eindfactuur voldaan zijn.
Betalingen kunnen via bankrekeningnummer 36 41 97 781 t.n.v. Swingbo b.v. te Utrecht voldaan worden. Wanneer de betaling niet tijdig voldaan is, is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Dit verzuim geeft Swingbo, zonder dat nadere in gebreke stelling vereist is, het recht het contract als geannuleerd te beschouwen, zonder enige aansprakelijkheid zijdens Swingbo. Bij annulering geldt hetgeen hierna onder artikel 6 terzake is opgenomen.
Wanneer betalingen niet tijdig zijn voldaan, is de opdrachtgever de wettelijke rente verschuldigd aan Swingbo over de periode vanaf het verstrijken van de vervaldatum. Naast de wettelijke rente is de opdrachtgever bij het niet tijdig voldoen aan de betalingsverplichting ook een bedrag van 50 euro verschuldigd aan Swingbo voor administratiekosten. De opdrachtgever is bij niet-tijdige betaling tevens buiten gerechtelijke incassokosten verschuldigd in de hoogte van 15% van het verschuldigde bedrag subsidiair hetgeen het rapport voorwerk ii toestaat. Het bovenstaande geldt ook bij de verschuldigdheid bij de annuleringskosten als hierna genoemd.

6. Annulering
In het contract is een afspraak opgenomen voor annulering van individuele deelnemers. Bij annulering van het event of de incentive reis in zijn geheel worden aan de hand van onderstaande regeling de annuleringskosten bepaald:

• Bij annulering tot de 28ste dag voor aanvang van het event of de incentive reis: 25% van het totaal budget in contract;
• Bij annulering vanaf de 28ste dag tot de 14e dag voor aanvang van het event of de incentive reis: 50% van het totaal budget in contract;
• Bij annulering vanaf de 14e dag voor aanvang van het event of de incentive reis: 75% van het totaal budget in contract;
• Bij annulering op de dag voor aanvang van het event, of op de dag van het event of de incentive reis: 100% van het totaal budget in contract.
Bovenstaande regeling wordt ook gehanteerd in het geval er in het contract geen afspraak is opgenomen voor annulering van individuele deelnemers. Annuleringen kunnen telefonisch doorgegeven worden op werkdagen tussen 9.00 uur en 17.30 uur op telefoonnummer 030-2673960. Een annulering moet altijd binnen 3 werkdagen schriftelijk bevestigd worden. Swingbo raadt opdrachtgevers aan een annuleringsverzekering (en een reisverzekering) af te sluiten. Deze verzekeringen kunnen bij Swingbo worden afgesloten.

7. Wijzigingskosten
Wanneer een wijziging door de opdrachtgever extra kosten met zich meebrengt, worden deze kosten op de opdrachtgever verhaald.

8. Eigen risico
Deelname aan een surprise event of incentive reis is voor eigen risico van de deelnemers. Deelname aan activiteiten is voor eigen risico. Swingbo is niet aansprakelijk voor verlies van welke aard dan ook, noch voor persoonlijk letsel of overlijden van deelnemers. Swingbo raadt opdrachtgevers van en deelnemers aan een surprise event aan een verzekering af te sluiten.
Swingbo wil benadrukken dat het de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever is om de deelnemers in te lichten over het eigen risico bij deelname aan een surprise event of incentive reis.

9. Verantwoordelijkheid Swingbo
Swingbo is verantwoordelijk voor:
• Een juiste en correcte organisatie van de onderdelen van het event of de incentive reis, omschreven in het contract;
• Begeleiding tijdens het event door een event manager van Swingbo, over begeleiding van incentive reizen worden afspraken vastgelegd in het contract;
• Uitvoering van het event of de incentive reis volgens het draaiboek dat vermeld staat in het contract.
Swingbo is niet verantwoordelijk voor:
• Het (commerciële) succes van een door Swingbo georganiseerd event. In het geval dat aan een event commerciële doelen worden verbonden door de opdrachtgever is Swingbo op geen enkele wijze aansprakelijk voor het al dan niet realiseren van deze doelen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen wordt. Swingbo is met name niet aansprakelijk voor de opkomst tijdens een event. Swingbo neemt terzake de organisatie van evenementen nadrukkelijk een inspanningsverplichting op zich en geen resultaatsverplichting.

10. Voorbehoud
Swingbo houdt zich het recht voor om locaties of activiteiten die vermeld staan in het contract te wijzigen op het moment dat blijkt dat een leverancier zijn afspraken met Swingbo niet kan nakomen. Er zal in dit geval een alternatief worden aangeboden dat minimaal gelijkwaardig is. Additionele kosten voor locatiehuur, eten, drank en/of activiteiten zijn in dit geval voor rekening van Swingbo. Overige additionele kosten (mailings, parkeer- of vervoerskosten, etc.) kunnen niet op Swingbo verhaald worden.

11. Verantwoordelijkheid opdrachtgever
De volgende zaken zijn voor verantwoordelijkheid van de opdrachtgever:
• De juistheid en correctheid van persoonsgegevens en overige gegevens die aan Swingbo verstrekt worden;
• Tijdige aanwezigheid bij de luchthaven (minimaal 2 uur voor vertrek inchecken) en bij start van (onderdelen van) het event of de incentive reis. Claims die voortvloeien uit het missen van vluchten of de start van (onderdelen van) het programma worden niet in behandeling genomen;
• Afsluiten van verzekeringen. Swingbo raadt aan een reisverzekering of een eventverzekering af te sluiten voor de totale duur van het event en om een annuleringsverzekering af te sluiten;
• Indien het een reis naar het buitenland betreft: geldige reis- en grensdocumenten (paspoort langer dan ½ jaar geldig);
• Indien nodig, een gezondheidsverklaring en inentingen. Indien dit noodzakelijk is, zal Swingbo dit tijdig meedelen.
• Indien nodig, een creditcard meenemen. Op sommige plaatsen is dit een vereiste om bijvoorbeeld een auto te kunnen huren. Als dit inderdaad nodig is, zal Swingbo dit tijdig meedelen.
• Goed gedrag van alle deelnemers aan het event of de incentive reis. Swingbo draagt op geen enkele wijze verantwoordelijkheid voor het gedrag van de deelnemers aan het event. Indien er door een deelnemer of deelnemers niet toelaatbaar gedrag wordt vertoond, waardoor het event of de incentive reis niet kan plaatsvinden zoals gereserveerd, verliest de opdrachtgever het recht op enige reclamaties.

12. Klachtenafhandeling
Klachten moeten tijdens de uitvoering van het event of de incentive reis gemeld worden bij de begeleider van Swingbo die het event of de incentive reis coördineert. Indien dit niet mogelijk is, moet de klacht gemeld worden bij de betreffende hotelier, locatiehouder of activiteiten organisator. Daarnaast moet de klacht binnen 30 dagen na afloop van het event of de incentive reis schriftelijk bij Swingbo gemeld worden. Swingbo geeft binnen 14 dagen een reactie. Indien een klacht gegrond is, dit naar beoordeling van Swingbo, zullen partijen met elkaar in overleg treden om op een minnelijke wijze tot een oplossing te komen. In geval van een geschil tussen opdrachtgever en Swingbo is het Nederlands recht van toepassing. Indien er door een of meerdere deelnemers niet toelaatbaar gedrag wordt vertoond, waardoor het event of incentive reis dan wel onderdelen hiervan niet kunnen plaatsvinden, verliest de opdrachtgever het recht op enige teruggaaf van een deel of delen van het budget.